1点目は公文書の保管方法について、2点目は職員採用試験についてです。
1点目の公文書の保管方法については学生時代に担当教授から
「今後デジタル化が進むにつれて公文書の保管は自治体間格差が出てくる可能性があるので一度自分の自治体の公文書の保管方法について調べてみたらどうか」
と言われたことがあり昔から気になっておりました。
ただ当時は公文書と言われてもなかなかピンとこなかったのですがいざ市役所に来てみると、ありとあらゆる書類が溢れており自分自身でもその整理、保管に苦労しております。
また、市役所内のどこの課を見ても色々な書類が山積みで机の上もパソコンのスペース以外はほぼ書類に占有されている人もいます。
日常机の上に置いている書類でも市役所という仕事の性質上、市民の個人情報にかかわる書類が多数含まれているでしょうし、議会や委員会をはじめとする会議録については今後も様々な意思決定をする際に大変重要なものになるというのはいうまでもありません。
新聞記事においても、「与党の有志議員による公文書館推進議員懇親会は①全国の公文書の保存状況の把握 ②国と地方でバラバラな公文書の作成や保存、破棄のルールを統一する文書管理法の制定 ③地方版の公文書館を新設するための財政支援を提案」しており情報公開の進展にあわてて今後の公文書の管理、保管は当市においてもますます重要なものとなってくることを裏付けております。
また、仕事の生産性をあげるためにも書類の整理というのは絶対に必要なものだと思います。
そこで、当市の公文書の管理、保管についてどのように行われているか、公文書のデジタル化は進んでいるか、システムによる公文書の管理体制は構築されているのか、書庫の管理体制は機能しているのかについてお尋ねします。
＜再質問＞
つい先日東館2階にある教育関係の書庫が以前と比べ見違えるほど整理されておりました。
聞いたところによると担当の職員が一定の時間をかけて書類を整理したとのことです。
もしそれが出来るなら市役所の書庫や学校現場の書類、デジタルの整理保存も担当を決めて進めるべきだと思います。
書庫の整理に関しては常時必要なものではないので年に数回だけでもその整理や分類を断続的に行ってみてはどうでしょうか。
また、部署によっては書類があまり整理されていないところもありますのでその対応もあわせて必要ではないでしょうか。
今後は個人情報保護法との関連からもデジタル文書の保存についても重要性が増していくものと思います。
システムの世界では「情報試算の棚卸し」という概念があるそうです。
これは所在の管理、リスクの管理、優先度の管理というものを管理者を立てて専門的にやっていくものです。
役所関係の仕事は民間企業と比べても個人情報をたくさん扱うので対策が必要だと思います。
また、四條畷南小学校にある書庫を見せて頂きましたが思っていたよりかは各課ごとに整理されておりました。
ただおそらく各課ではどこに何があるのかということはある程度把握されていると思いますが、別の課が他の課の文書を探そうとするとその課に聞いてみなければ分からないのではないかと推測しますがどうでしょうか。
また、課の統廃合があった場合には管理責任が不明確なものとなり混乱をきたすということはないでしょうか。
＜再々質問＞
書類の検索システムでマガジンプラスというものがあります。
これは探したい本はもちろん論文のタイトル検索までパソコン上で分かりどこに保管されているのかというのも瞬時に知ることができます。
ですから、市でもいきなりここまでいかないにしても公文書自体に番号をふり、書庫の棚にもABCのような記号をふるなりしてこの書類は書庫のどの棚の何段目のどこにあるのかというくらいの管理体制を進めてみてはどうかと思います。
こうして情報を共有化しておけば何かの書類を探すときには保存文書を保管する課の長の承認さえ受ければその書類を必要とする職員が直接保存文書を書庫に取りに行くことが出来るようになるため非効率を防ぎ、生産性の向上につながると思います。
また、机の上の書類については紙媒体の方がすぐ取り出せますし、分かりやすいというのも十分承知の上ですが、使用頻度の少ない書類については今後も出来る限り電子化を進めておき必要なときだけ取り出すような体制にしておいてはどうかと思います。
「文書事務の手引」にも書かれているように、公文書には市の政策選択の経過や結果が記述されていると同時にその当時の社会情勢や市民の政治的・社会的活動を表す記録も含まれています。
このような結果や記録には、現用文書としての価値だけでなく歴史や文化を後代に伝承する資料として、また、市民の共有財産としての歴史的・文化的価値があると思いますので今後ともその保管方法にはより一層の工夫をして頂きたいと思います。