今回は大きく分けて2点について質問させて頂きます。
1点目は、組織を立て直す仕組みづくりについて、
2点目は、土砂採取場跡地の緑化について。
それでは、1点目の組織を立て直す仕組みづくりについて。
「仕組み」というテーマで考えてみました。
今年の4月から社会教育課が新体制になり、およそ3ヶ月が経ちました。
通常業務でも様々な行事でも社会教育課の様子を見ていると以前と比べ大きく変化してきたと思います。
特に、5月11日の体育祭のときは、雨でアリーナでの競技に変更して難しい運営だったと思いますがその中で若い職員を中心にきびきびと動く姿を見て心強く感じました。
また、たくさんの市民からも社会教育課の職員の対応が良くなったという感想を聞きます。
今回の異動は不正問題に起因するものですが、人を変えることで色んな面で効果をもたらすものだと再確認いたしました。
そこで、2点お尋ねします。
☆社会教育課が新体制となって3ヶ月近くなるが、人が変わることで何か新しい問題点を発見することが出来たでしょうか。
☆雨のため初めての経験だったアリーナでの市民体育祭の後に今後に備えて会議をしたり、問題点を書き出したりしたでしょうか。
次に、5月には人権政策推進課で不正問題が起こりました。
5月16日の臨時議会で反省の弁として西端部長は、
「職員の指導と研修、職員一丸となって」と答えております。
しかし、メンタル面だけの改善は一時的な改善で、長期間効果を発揮する改善にはつながらないと思います。
反省は時間とともに忘れてしまうものだからです。
『儲かる仕組みをつくりなさい』という本を参考にしたいと思います。
業務上のトラブルが起きたとき、企業はどのような対策を採るでしょうか。多くは「Ａさんが力不足だった」と判断して、担当者を交代させるのではないかと思います。
しかし、実はこれでは問題が解決したことになりません。
問題が発生した根本原因の解明が出来ていないからです。
問題の根本原因の解明が出来ていないと、時間とともに再び同じ問題を発生させる可能性は非常に高いと言えます。
大切なことは「発生したこと」と「発生させた人」とを分けて考えることと、「発生したこと」の根本を改善することです。
どうしてそれは発生したのかを分析し、原因を追究する。それが問題を解決する仕組みとなります。
そこで何点かお尋ねします。
☆5年以上同じ課に在職している職員はどこの課にそれぞれ何人いるでしょうか。
☆平成15年度から平成19年度の5年度において1週間以上の病欠をした職員数はどこの課に何人いたのでしょうか。また人権政策推進課と行政委員会における病欠の職員の比率が高かったようですが、何人中何人休んでいたのでしょうか。
☆社会教育課、人権政策推進課の不正問題に対応して今後の不正防止策として具体的に何をしたでしょうか。
＜再質問＞
自席より再質問させて頂きます。
社会教育課について、答弁頂いたように今回の反省から情報の共有化は少しずつ推進出来ているようです。
このようにせっかく劇的に変化したのだからもっとその変化を有効に活用すべきだと思います。
『仕組み仕事術』という本を参考にして仕組みというものを考えてみます。
この本には仕事を具体的にチェックリスト等に書き出し、仕組み化することで業務の効率が向上するということが書いてあります。
徹底的に詳しく書き出すことで仕事に迷いがなくなるし、特に気分が乗らないときは思考停止状態でもでそのリストに従ってするだけなので知らず知らずのうちに仕事が進みます。
問題点の書き出しと情報の共有化に関しては社会教育課に限らず全ての課において応用が利くと思います。
☆先程の答弁で社会教育課は共有フォルダを用いて情報の共有化が進められているとのことでしたが、他の課に関しては情報の共有化はどのように行っているのかお尋ねします。
社会教育課、新しいメンバーになって様々な問題点も見えてきているようです。
社会教育課でまずこの徹底した情報の共有化を通じた業務の仕組み化を実践したうえで、それをモデルに全庁的に業務の仕組み化を進めていくべきだと思います。
（再質問）
次に、人権政策推進課に対する答弁について。
5年以上同じ課に在職している人は45人と多いし、病欠は人権政策推進課が5人中3人で60％、行政委員会が5人中2人で40％と極めて高い比率になっております。
ではこの人権政策推進課の不正問題の根本原因をどこに求めるべきでしょうか。
私は2点あると思います。
1点目は、仕組みで仕事をせず、人で仕事をしていたこと。つまり、個人に仕事を貼り付けてしまっていたこと。
2点目は、小部屋だったため村社会が形成されてしまっていたこと。
以上2点が私なりに分析した根本原因だと思います。
逆に言えば、この2点を解決すれば長期に見ても問題の発生を防止することは出来ると思います。
まず1点目、人で仕事をしていたことについて。
人権政策推進課の仕事は対外的な業務が中心ということなのでどうしても「人」に依存する部分が大きくなっていたようです。
しかし、人権政策推進課、社会教育課だけでなくどこの課でも1つの課での仕事が長くなると知らず知らずのうちにその担当者個人の力量に仕事を依存してしまうことになっていくようです。
それと同時に、お金の抜け道のようなことまで見えてくるので、不正を客観的にチェックする機能が大幅に低下してしまいます。
これを解決するには、業務の種類に関わらずやはり定期的な人事異動を行うことと、「人で仕事をせず、仕組みで仕事をすること」だと思います。
仕組みとは誰がやっても同じ成果が出せるシステムのことです。
少数の優秀な職員に依存する経営は、短期的に利益をもたらしますが、非常にもろいものです。
その優秀な職員が辞めたら終わりだからです。
その点、仕組みは一度つくり、そして使い勝手が良くなるように定期的に手直しを続けていけば、恒久的な財産になります。
仕組みに職員を張りつければ、誰でも同じ成果を出せるようになるからです。
その意味で、仕組みは業務の徹底した標準化、マニュアル化という側面を持っています。
これが出来るかどうかが不正防止の最大のポイントであり、それだけでなく今後職員が減って行くときにどうしても必要な生産性の向上にも大きく寄与します。
他市では人事異動があるとここの課では何年とあらかじめ職員に伝えておくとのことです。
すると、担当者は次の人に仕事を引き継ぐことを常に念頭に置いて仕事をしなければならなくなります。
業務の標準化が必要となるので業務マニュアルを嫌が上でも作ることになるでしょう。
定期的な人事異動を重ねれば仕事が複数の職員のフィルターにかかるためマニュアルの精度は自然と高くなります。
同じ職員が同じ仕事を続けていると、仕組みそのものが抱えている問題に疑問を持たなくなってしまいます。問題点を洗い出すには、その業務を体験したことのない職員をつけるのが簡単で確実です」
☆そこで、鶴井課長にお尋ねします。今後の人事異動に関する方針をお聞かせ下さい。
人権政策推進課前課長にしても社会教育課前課長にしても不正をしようと思って市役所に就職したのではないと思います。
問題は彼らが不正を働いたことではなく、彼らの不正を許す仕組みの甘さがあったことが問題なのです。不正をなくすには不正が起きない仕組みをつくることが大切です。
2点目の村社会が形成されてしまったことについて
6月3日の全員協議会においても不正問題の解決策として通報制度の確立ということを加藤理事がおっしゃっていたと思います。
しかし、通報制度自体は問題の根本解決にならないと私は思います。
というのも通報制度というのは恐らく何か不正が発生してからという要素の方が強く、今後は不正が起こらない土壌を作ることの方がより大切だと思うからです。
私も3月議会で
「風通しを良くするためにも東館の2階にある人権政策推進課、産業労働観光課、行政委員会事務局などの小さな部屋に関しては、壁を取り払ったりすることが必要だと思います」
と発言しております。
これを受けて、東館1階の自治振興課の前の会議室をなくして、人権政策推進課等を移してくるものだと思っております。
これらに関しては、『壁を壊す』という本を参照させて頂きます。
会社には、無数の見えない壁がある。部門ごとの縦割りの組織の壁、現場と管理職、社員と役員を分ける上下の階層の壁、会社の外部に対して情報を見られまいとする会社の壁、人間関係や個人的な利害関係に由来する人の心の壁、そしてこれらが複合的に絡み合って醸成される風土、文化の壁などである。
こうした壁は、どの会社にも共通して存在するものであろうが、いずれも簡単には崩せない。中でも、これらの見えない壁をさらに厚く高く補強しているのが、物理的な壁の存在である。
なぜ、物理的な壁を壊し続けたのか。それはひとえに社内に長年蓄積された非効率と、閉鎖的とも内向きともいえる本社の古い風土、文化とを徹底的に破壊しようと考えたからである。
二度と不正が起こらないようにするには、市長や副市長の給与を減らすこととは全く別次元のところにあると思います。
四條畷の庁内にもまだまだ無数の壁があります。
東館2階の小部屋、人事課の小部屋、秘書課の小部屋、市長室、副市長室、本館入り口入ってすぐ右手の税務課のパーテーション、左手の生活環境課のパーテーション、東館2階の教育総務課と学校教育課の間にある大きなロッカーなどです。
これらの壁を取り払えばあらゆる意味の壁を取り払うことになり、村社会が出来る要素などなくなるはずです。
これを一日も早くすることが今回の一連の不正問題に対応してまずやるべきことだと思います。
そこで鶴井課長にお尋ねします。
☆人事課も壁を壊すだけでなく、フリーアドレス制を導入してみてはどうでしょうか。
人事の仕事こそ小部屋でデスクワーク中心の仕事をするだけでなく、それぞれの職員がどのように仕事をして、どのような問題点、非効率を抱えているのかを把握することの方が重要だと思います。
人事の仕事は、ある意味情報産業です。
人に関する情報とともに、具体的仕事に関する情報も、正確かつ迅速に把握しておく必要があります。
的確な情報に基づき、より的確な人事を行えるようになれば、不正の防止だけでなく組織の活性化を図ることも出来ます。
☆同様に、市長が本館にいるのだから東館2階の小部屋だけでなく、副市長室もなくしてしまって、副市長は東館で仕事をしてみてはどうでしょうか。この方が給与を減額するより余程意味がある行為だと思います。副市長どうでしょうか。
お話からすると、だいぶ副市長室に愛着があるようです。
しかし、各部門との調整も必要とお答えになっているので前向きに考えて頂きたいと思います。
定期的な人事異動を通じた仕事の仕組み化と庁内のあらゆる壁を壊すことが私の思う今後の最大の不正防止策です。
是非取り入れて欲しいと思います。